om behandling af personoplysninger på videooptagelser som led i skolens videoovervågning af bygningen
På Greve Gymnasium har vi følgende procedure for opbevaring, sletning og evt. videregivelse af optagelser fra skolens videoovervågning. Optagelser er personoplysninger om de personer, der kan ses på optagelserne.
Greve Gymnasium skal behandle personoplysninger i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Det betyder, at vi skal overholde reglerne i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og i den danske databeskyttelseslov, når videooptagelserne optages, opbevares, gennemses, gøres til genstand for indsigt, videregives og slettes.
Greve Gymnasiums pligt til at iagttage god databehandlingsskik vedr. videooptagelserne fritager samtidig skolen fra anmeldelse af overvågningen til Datatilsynet eller Politiet. Datatilsynet har udtalt, at indsamling af personoplysninger via videoovervågning med henblik på at forebygge kriminalitet, sikre tryghed og støtte politiets efterforskning er et sagligt formål.
Gennemsyn og lagring af billeder fra en overvågning må også kun ske, når formålet er sagligt. En tilsidesættelse af dette krav om saglighed kan give den person, hvis personoplysninger derved behandles ulovligt, krav på erstatning, jf. GDPR art. 82.
Greve Gymnasium har besluttet, at det er skolens teknik- og servicechef samt skolens ledelse, der har adgang til at gennemse overvågningen.
Videregivelse af overvågning til politiet kan ske med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, nr. 2, når det sker til varetagelse af skolens interesser og denne interesse klart overstiger de afbillede personers interesse i hemmeligholdelse.
Skolen har overvejet, om overvågningen er proportionel eller om det ønskede formål (at forebygge kriminalitet, understøtte bygningsdriften og højne trygheden) kan nås med mindre indgribende midler end overvågning. Årsagen er, at Datatilsynet i sin hidtidige praksis har tilkendegivet, at overvågning kun bør finde sted, hvis der foreligger tungtvejende grunde for at iværksætte overvågning. Skolen vurderer, at andre mindre midler ikke er tilstrækkelige og ikke har haft den fornødne effekt.
Skolen sørger for, at overvågningen gennemføres på en sådan måde, at den virker mindst muligt integritetskrænkende for elever og medarbejdere på skolen.
Skolen skal på eget initiativ give meddelelse til de personer, om hvem oplysninger indsamles, jf. GDPR art. 13. Der er derfor lavet informationsmateriale på skolens hjemmeside, der retter sig mod elever, forældre, håndværkere, eksterne rengøringsmedarbejdere og andre serviceleverandører, og der er lavet nærværende notat, der retter sig mod de ansatte.
Overfor de ansatte er der endvidere en særlig varslingspligt i cirkulære nr. 9588 af 01/11/2010 om aftale om kontrolforanstaltninger, som er iagttaget. Der er tidligere givet oplysning om overvågning i maj 2018.
De oplysninger, som er skolen har givet er:
- Den dataansvarliges eller dennes repræsentants identitet
- Formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt. Kravet indebærer, at der skal gives den registrerede tilstrækkelig information til, at den pågældende bliver klar over, hvad der er baggrunden for, at der indsamles oplysninger om den pågældende
- Oplysning om, at optagelserne vil blive videregivet til politiet ved mistanke eller viden om kriminelle aktiviteter el. lign.
- Information om at optagelser vil blive gennemgået i form af stikprøvekontrol
- Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret
- Hvor overvågningen foregår
Når videregivelse til politiet sker, skal skolen endvidere orientere de personer, hvis personoplysninger videregives om.
Sletning af tv-optagelser
For overvågning med kriminalitetsforebyggende formål gælder der en udtrykkelig sletteregel på 30 dage.
Hvis det viser sig, at der er mistanke eller viden om kriminelle forhold, og optagelserne dermed indeholder oplysninger om strafbare forhold, må der alene være tale om en kortvarig opbevaring med henblik på politianmeldelse, og politianmeldelse skal foretages snarest muligt, ligesom optagelserne skal afleveres til politiet i forbindelse med anmeldelsen og slettes fra Greve Gymnasiums eget system umiddelbart derefter.
Datasikkerhed
Det er skolens tekniske personale og ledelse, som har adgang til at se tv-overvågningen. Det er ligeledes deres ansvar at kontakte politiet i forbindelse med mistanke om kriminalitet og at sørge for, at data bliver slettet. Skolens ledelse og tekniske personale aftaler indbyrdes, hvordan arbejdsfordelingen foregår i denne forbindelse. Alle tv-optagelser findes i systemet CamVision Remote Access, som hostes hos Camvision.
Okt. 2023
